《昆明市乡（镇）级和村级深化集体林权制度

改革档案整理暂行规定》

昆档联发〔2008〕4号

各县（市）区档案局、林业局：

为确保集体林权制度改革档案的齐全、完整、准确、系统，真实记录昆明市乡（镇）级和村级集体林权制度改革档案工作状况和成果，根据《中华人民共和国档案法》及其配套法规、《昆明市深化集体林权制度改革档案管理办法（试行）》、ＧＢ／T１１８２２—２０００《科学技术档案案卷构成的一般要求》，结合我市林改档案工作实际，特制定本规定，请有关单位遵照执行。

一、乡（镇）级和村级林改档案在办理完毕后，按科技档案整理方法进行整理，纳入乡镇全宗集中统一保管。

1、林改档案分类：（见附一）

（1）林改工作类

（2）林权类

（3）纠纷调处类

（4）电子声像类

2、案卷质量要求

为确保案卷内林改文件材料真实有效，归档文件材料应做到字迹工整、数字准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备；案卷内林改文件材料的载体和书写材料应符合耐久要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

3、文件材料的排列

（1）每“件”档案内文件材料的排列

件，是林改档案的整理单位，一般情况下以“一户”或“一宗地”为一件（每一户或一宗地的所有申请表、内装表和林权权属证明为一件；其它文件材料正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，请示与批复为一件，来文与复文为一件，此外的文件以自然件为一件。装订时，正本在前定稿在后，正文在前附件在后，原件在前复制件在后，转发文在前被转发文在后，批复在前请示在后，复文在前来文在后，有图、文的，文字在前图纸在后）。

乡镇归档时，报表按行政村装订，每村装订为一件，行政村归档时则按村民小组来装订，每小组装订为一件；其它文件则按“件”用不锈钢订书针装订。要求各乡镇林改部门对应归档的文件材料按上述要求整理。

（2）案卷内文件材料件与件之间的排列，按重要程度和工作程序排列。

4、案卷内文件的编号

（1）案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页（页号：为每件内的流水号）。

（2）单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。 （3）图样页号编在标题栏外。

（4）卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5、卷内目录的编制

（1）卷内目录式样见图A1。

（2）序号应用数字从1起依次标注本卷内文件材料件数的排列顺序号。

（3）文件编号应填写文件材料的发文字号或林权证号。

文号一般由机关代字、年度、顺序号组成，如：昆林发（2007）23号，填写文号时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，否则将给查找和利用带来困难。

（4）责任者应填写文件材料的发文机关或署名者，联合行文的填写主要责任部门。

（5）文件材料题名应填写文件标题或文件材料的全称。

（6）日期应填写文件材料的形成日期。具体填写日期应以8位数字标注年、月、日，如：2007年1月16日，标注为：20070116。

（7）页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号，如1一30。

（8）卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

6、案卷的装订

（1）案卷可采用装订和不装订两种形式（文字材料要装订，蓝图不装订）。

（2）案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先进行修复。幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm），或国家通用16开型（260mm×185mm）。图样折叠时标题栏露在右下角。

（3）要装订的案卷须使用不锈钢订书针。

（4）不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章，式样见图A2。

7、卷内备考表的编制

（1）卷内备考表式样见图A3。

（2）说明包括：案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷、保管和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

（3）立卷人应由责任立卷人签名。

（4）立卷日期应填写完成立卷的日期。

（5）检查人应由案卷质量审核者签名。

（6）检查日期应填写审核的日期。

（7）卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

8、案卷盒的填写：

（1）封面的填写项目：案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，案卷题名一般由立卷人拟写。封面式样见图Ａ4

立卷单位：应填写负责林改文件材料组卷的部门。

起止日期：应填写案卷内林改文件材料形成的起、止日期。

保管期限：为永久。

档号：由全宗号、分类号、案卷号组成。

全宗号：为所在地国家综合档案馆给定的该乡（镇）的全宗代号。

分类号：由村委会代号、村民小组代号、林改档案分类号（四大类代号，如：1、林改工作类；2、林权类；3、纠纷调处类；4、电子声像类）组成。

案卷号：是指林改档案立卷归档后顺序排列的流水号。

例：xx一xx.xx.x一xxx

注：村委会代号、村民小组代号，由县（市）区林改部门或当地综合档案局确定（有几个村委会、村民小组就给几个相应的代号，并固定）。

（2）案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名，式样及规格见图A5。

9、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料

（1）案卷卷皮采用科技档案卷盒，规格为：305mm×220mm，厚度为20mm或30mm。

（2）卷盒应使用无酸卷皮。

（3）卷皮上和卷内表格中书写的字迹要清晰端正。

10、案卷目录的编制

（1）案卷目录式样见图A6

案卷目录包括：案卷顺序号、案卷题名、文件编制日期、文件编制单位、件号、保管期限、备注。

案卷顺序号是指林改档案立卷归档后顺序排列的流水号。

案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，案卷题名一般由立卷人拟写。

文件编制日期应填写文件材料的形成日期。

文件编制单位应填写文件材料的形成部门，联合发文的填写主要责任部门。

件号应用数字从1起依次标注，每一卷内文件材料的总数。

保管期限为永久。

备注为需要补充说明的情况，如文件材料密级、缺损、修改、移出、销毁等。

二、应用计算机辅助管理林改档案的单位，应购置安装符合国家标准的档案管理软件，形成各类归档文件的机读目录。在档案移交时，必须同时移交机读目录。

发文机构：昆明市档案局 昆明市林业局

发文时间：2008年8月27日