昆明市档案局关于2017年度“双随机一公开”档案执法检查的情况报告

为切实加强昆明市党政机关档案管理，确保档案的完整、安全，使档案更好地为新昆明建设各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》及配套法律法规的相关要求，昆明市档案局开展了“双随机一公开”检查工作，现将检查情况报告如下：

一、 基本情况

2017年9月7日，市档案局印发了《通知》后，全市级各党政机关按要求及时开展自检自查，其中42家向市档案局报送了自检自查情况。

2017年9月25日至9月29日，市档案局组织三个检查组，对全市机关单位和企业进行了抽查。随着依法治国步伐的加快和法治政府建设的深入，市级党政机关的档案法治意识不断增强，依法管理档案水平有了进一步的提高，有以下显著特点：

（一）档案管理规章制度逐步建立完善

受检单位根据国家有关档案标准、规范的要求，结合本单位工作实际,建立了档案文件材料收集、整理、保管、利用等管理制度，保证档案工作的规范开展。如市政府办公厅、市林业局、市移民开发局等单位在实际工作中，加强监督检查，制定了“各门类档案年度收集归档办法”、“档案整理办法”、“档案文件材料鉴定销毁制度”、“档案利用管理规定”、“档案接收移交制度”、“保密制度”、“档案安全检查制度”等多项制度，市卫生局还制定了“消防安全应急处置预案”和“自然灾害应急处置预案”， 并对各项制度适时进行修订、补充，使档案工作有法可依、有章可循。

（二）档案工作业务规范基本落实

受检单位能够认真学习《归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《会计档案管理办法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等档案业务标准、规范，并在档案收集、整理过程中认真落实，保证了档案收集齐全完整、整理系统规范，有计划开展档案收集、整理工作，局机关综合档案室人员适时到各处室和下属单位对档案形成过程中出现的问题进行检查、指导，发现问题及时处理，为档案资料的齐全完整、系统规范、保密安全提供基础保证。

（三）加大对档案的投入，信息化管理初见成效

各受检单位在有限的办公条件下，基本都设置了档案专用库房，配备了相应的档案装具，市住建局、市城管局注重加强档案信息保密安全防范措施，安全保管措施得到基本落实。

市人大、市妇联、市移民开发局等单位配置了档案管理专用软件，使用信息技术和设备开展档案的存储、分类、检索、统计、利用，对本单位档案开展了数字化转换工作，大大提高了档案利用查询率

二、存在问题

此次检查，虽然没有发现档案遗失、损毁和失泄密现象，但存在一些制约档案工作开展的问题亟待解决：

（一）档案安全存在隐患：受检单位中有3个单位无档案库房；4个单位存在档案库房与办公室区划不明显的情况，档案库房受到挤占现象严重；22个单位档案库房摆放了杂物。

（二）档案工作人员不稳定：受检单位档案人员多为兼职，档案管理不规范。在全部受检单位中，只有4个单位有专职档案人员，其余38个均为兼职档案人员。

    三、下一步工作建议

针对存在问题，为确保档案的完整、准确、系统，消除保密安全隐患，检查组对市级单位的档案管理工作提出如下建议：

（一）加强领导。健全档案、保密管理体制，提升认识，落实责任，明确人员，稳定队伍，提高素质，将档案、保密工作纳入计划、纳入领导议事日程、纳入相关人员职责，统筹安排，确保投入；

（二）改善保管条件。统一保管各门类档案和涉密资料，库房安装防盗门，内置防盗栏、遮光窗帘，箱柜内投置防虫药片，门外配备干粉灭火器，添置信息化管理设备；

（三）加强监管。完善规章制度、明确岗位职责、规范操作程序、强化防范措施，涉密纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密规定，确保万无一失。

市档案局将加强指导、监督，上门服务、帮助整改，促使市级机关单位档案管理工作健康有序开展。