昆明具有悠久的历史，是全国历史文化名城之一，是云南省政治、经济、文化的中心。它的悠久历史和重要地位，使它形成和积累了极为丰富的历史档案和历史资料，这些档案材料是党和国家的宝贵财富，应当收集，重点保护。根据《中华人民共和国档案法》第十六条规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者当保密的档案，档案所有者应当妥善保管，对于保管条件恶劣或者其它原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时可以收购或者收购或者征购”。为了有效地利用和保护档案资料，充分发挥档案资料在四化建设中的作用，我馆决定向社会广泛收集、征集各种档案资料，现将有关事项通告如下：

一、征集、收集范围

1、民国以前各个历史时期形成的反映云南和昆明历史的文字和实物资料。如“圣旨、诏书、奏表、诰命、敕谕、告示、禁令、盟书、申状、契约以及重要的碑文、铭文等；
2、反映昆明历史上重要事件的有关材料，如：重九起义、护国运动、“七·一五”、“一二·一”爱国运动等；
3、民国时期和以前中央和地方政权形成的文件材料。如：令、训令、指令、公函、布告、宣言、手谕、咨呈、照会、委任状、嘉奖令、电报以及报刊资料等；
4、建国前昆明地区我党、政、军、地方组织、社会团体形成的各种文件、电报、报刊、会议记录、花名册、报表、印模、革命前辈和革命烈士著作，讲稿、笔记、日记、传记、题词、书信、奖状、奖章、照片、影片、事迹材料等；
5、建国各个时期，昆明市各群众组织形式的比较有价值的文件材料以及各单位自行编纂的地方名录，各种人名录，各种历史资料选辑，大事记、各种会议简介、历史沿革、组织沿革、自然概况，各种历史风情，重要基础数学汇集，历年统计汇编以及昆明市出版、编印的各种刊物、报纸合订本等；
6、历代编修的各种史志。包括厂矿企业志、家谱、族谱、地方志、专业志等；
7、反映昆明文化艺术的档案史料。如：文学、艺术作品、手稿、图像、资料等；
8、反映昆明名胜古迹的档案资料。如：古建筑、古陵墓、古遗址以及山川、河流、寺庙等游览胜地的文件、材料、图纸传说等；
9、昆明籍的和在昆明居住、任职并为昆明作过重大贡献的历代重要官员、社会名人的传记、信函、著作、手稿、字画、题词、日记、遗嘱等；
10、其他有关昆明的政治、经济、科技、文化以及生活习俗，风土人情等各种有参考价值的材料；
11、建国前民间、民族制品工艺技术诀窍、秘方、验方等科技文件材料。

二、收集办法

1、凡收藏的档案，属集体和个人所有的以国家和社会具有保存价值的，如保管条件恶劣或不安全的，可委托档案馆代为保管。
2、凡向我馆捐赠、出售、寄存档案资料的单位、个人，均给予精神奖励或物质奖励，对捐赠珍贵档案资料的单位、个人，报酬从优，迸发给《档案资料捐赠证》。
3、对捐赠或被征集档案资料的单位或个人，视需要本馆负责赠送民生件一份。
4、凡能积极支持我馆收集、征集档案史料的单位和个人，都可以优先查阅昆明市档案的档案资料。凡提供上述档案征集范围线索的人员经落实后，我馆将给予通报表扬和给予一定的物质奖励。
5、凡向我馆捐赠、出售档案资料的单位和个人，均可直接以信函、电话等方式与馆联系。