一、保持全宗整体

1、进馆档案必须以全宗为单位进行整理，按规定分阶段移交。
2、凡反映本单位主要职能活动（包括党、政、工、团以及人事、财会等机构）、具有科学历史研究价值，需要永久、长期保存的各种形式和载体的文件材料，均应收集齐全，经过整理，按规定向档案馆移交。
3、已分散的文件材料或档案由移交单位收集整理，不允许将一个全宗的档案人为地分割。如果确实需要集中某一件档案原件使用或存档，应以民生本代替，原件仍须归回原全宗进行集中管理。

二、分类清楚，标准统一

1、一个全宗应按统一的分类方案，不能随便变动。必须根据本单位和档案的情况，科学地选择分类方法，合理设置类目，分类的类、属类，概念要明确，范围与界限要清楚；分类级别要分明，层次不宜过多；并准确地进行归类。
2、一般要求年度——组织机构（或问题）分类，或用组织机构（或问题）——年类分类。

三、立卷要求

总的要求是保持文件之间的历史联系，便于保管和利用，依据文件构成的特点，将具有某方面共同点和联系密切的文件材料综合在一起，同时按照文件的不同价值、数量，灵活动用六个特征进行组卷。具体要求如下：
1、同一问题、同一会议的文件及正文与附件、请示与批复、转发与原件、同一文件的不同稿本、（正本、底稿、草稿等），应当保持它们之间不可分离的联系。
2、录像带、录音带、影片、照片，以及其它非纸张载体的档案，应与文书档案统一整理、编目，分别存放，并在案卷目录和卷内目录上注明见号，以保持相互联系和便于查找利用。
3、文电应统一立卷，过去已经分开立卷的可不重新整理。
4、案卷厚度一般不能超过二厘米。

四、卷内文件排列

要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，使卷内文件形成一个有机的整体，一般可按时间顺序或重要程度排列。
1、同一文件的各种不同稿本，正本在前，其它历次稿依时排列。
2、密不可分的文件应是批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；转发在前，原件在后。

五、编写张号

不论单面、双面书写的文件，还是折叠页、大小页，均人微言轻一张编号。如果卷内文件只有一件印件，且已有页码，可不同志编张号，编号一律用铅笔，编写在右上角，图表、照片可在空白处或背面编号。

六、填写卷内文件目录

进馆档案必须填好卷内文件目录。
1、卷内文件目录上的项目要填写齐全，字迹工事。
2、文件标题，一般按原来文件标题填写，对标题不能确切地反映文件内容，或无标题的文件，在填写时应根据文件内容拟写确切的标题，但不要随意更改和简化。
3、对没有作者、年月日的文件，应尽量考证清楚。
4、会议记录应写明某项会议及时间。

七、填写卷末备考表

备考表由立卷人填写并签名。全宗号、目录号、案卷号必须填写；卷内文件实有张数用大写数字写明。卷内情况说明，在必要时填写，如卷内文件的损坏程度和原因，对某些重要文件、残缺文件夹、文件来源与内容置疑的考证说明，本卷文件在其它案卷或材料中有重要理更正或参照的说明（如已平反的冤、假、错案有关的材料等）。如无特殊情况需要说明，“卷内情况说明”一项可不填。

八、填写案卷封面

1、全市采用统一的150克牛皮纸卷皮，其规格为28×21厘米，统计表册、图纸等可根据实际情况制作专用卷皮，但均应注意其坚韧性，并要防止生虫。
2、案卷封面上的项目要填写齐全。并用毛笔、号码、戳盖油墨书写、填写，字迹工整、清晰。其中全宗号、目录号按市档案确定的号码编写。
3、案卷标题要求简明通顺，准确地提示卷内文件的内容和万分。标题结构应包括作者、问题和文种三部分。要求体式一致，文字简练，使用简称通用易懂。

九、案卷装订和文件修复

1、案卷装订前必须除去文件上的金属物。
2、对破损文件，有裱糊技术条件的要修裱。
3、装订线上有字迹的应加边托裱，字迹已扩散的应民生并与原件一起立卷装订。
4、案卷用线绳装订，装订要结实、整齐，不掉页、不倒页、不压字、不损、破文件、不妨碍阅读。

十、通过鉴定，划分保管期限

各单位制定档案保管期限表可与立卷用的分类表结合起来。进馆的档案必须是经过鉴定、具有永久、长期保存价值的档案。

十一、案卷排列

全宗内容各类档案的序列，严格按照方案排定。各类内档案一般按问题、重要程度进行排列，也可以按时间、机构进行排列。但各类案卷在排列方法上应力求一致，昼保持案卷与案卷之间的联系。

十二、编制案卷目录

1、全宗内档案，按永久、长期和短期编制两本案卷目录。即永久和长期卷共同编制一个目录，短期卷另行编制一个目录，分别给一个目录和一个大流水号。
2、全宗内的档案在分类时如将专门档案和专业档案单独构成特殊部分，可分别编制单独的案卷目录，可以合编为一个综合目录。
3、案卷目录应有封面、目次案卷目录、备考表。
（1）一面应包括：全宗号、目录号、全宗名称、目中档案的起止日期。
（2）目次应写明案卷分类类目的名称及其起止页案卷的起止号。
（3）案卷目录上的标题必须与案卷封面上的标题一致，不能随便改动和缩减。
（4）备考表附在全部案卷目录之后，总结性地记录案卷目录的基本情况：本目录所登记的案卷数量和案卷的排列长度（米），案卷目录的页数，编制日期及其必要的说明，编制者签名。案卷目录编好以后，如有案卷移出、销毁、损坏等情况，也须在备考表上注。

十三、编写全宗介绍

内容包括：立档单位成立的时间、原因、撤销的时间、原因，机关的性质、任务、职权和隶属关系及其深变，内部机构和直属单位的设置及其演变，机关负责人姓名；档案的数量、完整情况，档案的分类原则、整理情况、鉴定情况，档案有无损坏、纸张变质字迹模糊等情况。